P08 Logística e Expedição

Documento Controlado
Elaborado por: Narciso Z. Filho
Aprovado por: Greidson Lima
Versão 01  Data: 04/07/2023

 

1 – Referências

Manual da Qualidade
ISO 9001:2015

2 – Objetivo do Processo

O Processo de Logística e Expedição tem como objetivo registrar o recebimento dos produtos trazidos pelos clientes e a posterior devolução dos mesmos após a conclusão dos serviços prestados.

3 – Entradas do Processo

a) Notas Fiscais de Entradas;
b) Registros de recebimento dos serviços;
c) Sistema para operação dos processos;
d) Infraestrutura técnica.

4 – Processo de Logística

4.1 – Fluxo do Processo de Logística

4.2 – Descrição do Processo de Logística

O Processo de Logística se inicia quando o veículo do cliente é estacionado sobre a Balança Rodoviária Eletrônica. Na sequência, o motorista do veículo entrega a Nota Fiscal do produto transportado (Nota Fiscal de Entrada) no Setor de Entrada de Notas Fiscais. O colaborador desse setor promove a recepção da Nota Fiscal, verifica se a emissão foi feita para a razão social da Metalfam Decapagem e anota no corpo da Nota Fiscal o peso de entrada (PBT) informado pela balança.

Depois, o motorista é autorizado a conduzir o veículo para o Setor de Recebimento, para descarregamento do produto. Após o descarregamento, o motorista volta a estacionar o veículo sobre a Balança Rodoviária Eletrônica para que seja anotado na Nota Fiscal de Entrada o peso de saída (Tara) e o peso líquido do produto. Na sequência, o motorista é dispensado.

O colaborador do Setor de Entrada de Notas Fiscais verifica e lança no Sistema Metalfam alguns dados pertinentes da Nota Fiscal de Entrada, a saber:
– CFOP
– Quantidade/Quilograma
– Descrição do Produto
– Todos os pesos obtidos

A análise do cliente e do produto enviado, permitem ao colaborador atribuir a IOP (Instrução Operacional Padrão) mais adequada para o processo.

O Setor Comercial disponibiliza ao colaborador do setor, uma lista dos clientes que emitem Pedido de Compra no Sistema Asana. Caso a Nota Fiscal de Entrada pertença a algum cliente dessa lista, mas não possua o Pedido de Compra em anexo, o colaborador do setor entrará em contato com a empresa solicitando seu envio por e-mail ou por WhatsApp.

Por fim, de acordo com a necessidade do cliente (formalizada por mídia social ou por ligação telefônica), o colaborador do setor tem autonomia para priorizar ou não esse serviço.

A Nota Fiscal de Entrada permanece com esse colaborador até o final do processo, ou seja, quando da conclusão do serviço (Processo de Expedição).

4.3 – Fluxo do Processo de Expedição

4.4 – Descrição do Processo de Expedição

O Processo de Expedição se inicia quando o colaborador do Setor de Entrada de Notas Fiscais é comunicado da conclusão do serviço. Independentemente dessa comunicação, o colaborador do setor possui controle aproximado do prazo de conclusão, mediante ligação de cobrança do cliente (quando ocorre) e pelo prazo anotado no Sistema Metalfam.

Na sequência, o colaborador atualiza o Sistema Metalfam, localiza a Nota Fiscal de Entrada daquele serviço e posta sua foto no Grupo WhatsApp “NOTAS FISCAIS METALFAM”. Depois, essa Nota Fiscal de Entrada é levada fisicamente ao Setor Financeiro, concluindo dessa forma o pedido de emissão da Nota Fiscal de Saída (ou Nota Fiscal de Retorno).

O Setor Financeiro gera a Nota Fiscal de Saída e coloca seu arquivo eletrônico em uma pasta conjunta no sistema. Uma vez gerada, o colaborador do Setor de Entrada de Notas Fiscais a imprime em duas vias, sendo:

a) 01 para acompanhamento/retorno do produto ao cliente;
b) 01 para protocolo de entrega/arquivo.

Quando o motorista do cliente vem efetuar a retirada do material, identifica-se no setor correspondente e aguarda pela conferência e liberação desse material. Após o carregamento e assinatura no canhoto de retirada da Nota Fiscal de Saída, o motorista é liberado.

O colaborador atualiza novamente o Sistema Metalfam, dando baixa da Nota Fiscal (emissão e entrega). Na sequência, faz o escaneamento da sua via da Nota Fiscal de Saída, com o canhoto assinado, salvando o arquivo eletrônico em outra pasta conjunta no sistema. Depois, a Nota Fiscal de Saída física segue para arquivo em pasta específica do cliente, finalizando o processo.

5 – Observações do Processo

– No momento da obtenção do peso líquido, o colaborador do Setor de Entrada de Notas Fiscais trabalha com uma margem de tolerância de 5% (cinco porcento) para mais ou para menos, de forma a compensar pequenas divergências.

– Diferenças mais relevantes, apuradas no peso ou quantidade, deverão ser comunicadas ao cliente e, conforme o caso, solicitada uma Nota Fiscal Complementar para ajustar essas divergências.

– Através do Grupo WhatsApp “ASSUNTOS GERAIS METALFAM”, os colaboradores adicionados estão em constante contato sobre o andamento de todos os serviços.

– Com a intenção de evitar um possível extravio da Nota Fiscal de Saída no setor, ficou estabelecido que a mesma ficará em um móvel de madeira, cujo nicho possui a identificação do respectivo cliente.

6 – Abordagem de Riscos do Processo

A abordagem de riscos deste processo é realizada conforme determinações do MGR-MANUAL DE GERENCIAMENTO DE RISCO.

7 – Saídas do Processo

a) Notas Fiscais de Saídas;
b) Registros de saídas dos serviços;
c) Baixas em cadastros;
d) Expedição dos serviços prontos.

8 – Indicadores de Performance

Os indicadores de processo são registrados através do Sistema BitQualy.

9 – Informação Documentada

Para efeito de informação documentada devem ser mantidos os seguintes documentos:

10 – Controle de Alterações

O controle de alterações é realizado através do Sistema BitQualy.