P02 Aquisição

Documento Controlado
Elaborado por: Narciso Z. Filho
Aprovado por: Reginaldo Lima
Versão 03  Data: 13/10/2025

1 – Referências

Manual da Qualidade
ISO 9001:2015

2 – Objetivo do Processo

O Processo de Aquisição tem como objetivo determinar rotinas para controlar aquisições de matérias-primas, produtos e serviços. Para tanto, será necessário realizar cotações (orçamentos), efetuar a compra da matéria-prima, produto ou serviços e acompanhar todo o processo para garantir que a aquisição seja entregue como foi solicitada, com o valor correto e no prazo definido, bem como atuar na seleção, avaliação e reavaliação dos fornecedores.

3 – Entradas do Processo

a) Pedidos de compra;
b) Seleção e avaliação de fornecedores;
c) Orçamentos de fornecedores;
d) Informações de entrega;
e) Infraestrutura técnica;
f) Colaboradores.

4 – Descrição do Processo de Aquisição

O Processo de Aquisição de matérias-primas, produtos e serviços é controlado através do Sistema UNO ERP, composto pelas seguintes etapas:

4.1 – Requisição de Compra

O colaborador do setor recebe a requisição de compra via e-mail ou pelo aplicativo de mensagens instantâneas, WhatsApp.
Uma requisição de compra na forma verbal, feita diretamente ao colaborador do setor, poderá ser aceita em caráter excepcional. Contudo, a sua formalização por escrito deverá ocorrer ainda no mesmo dia ou, no máximo, no dia seguinte. Sem essa confirmação, o colaborador do setor não poderá finalizar o pedido de compra e, consequentemente, não poderá garantir a aquisição requerida.

4.2 – Mapa de Cotações

A aquisição deve ser realizada com fornecedores homologados. Caso um fornecedor com potencial para atender aos requisitos seja identificado e não esteja homologado no Sistema, o colaborador do setor de Aquisição deverá providenciar seu cadastramento através do formulário F15 – AUTOAVALIAÇÃO DE FORNECEDOR.

Para a aquisição de matérias-primas, produtos e serviços serão necessárias, no mínimo, 03 cotações/orçamentos de preço junto aos fornecedores cadastrados mais adequados para o processo. O Mapa de Cotações analisa as propostas recebidas, indicando ao final a melhor condição técnica e comercial ofertada pelo fornecedor na cotação. A qualidade das matérias-primas, dos produtos e serviços será outro critério relevante ao processo, além do preço e melhores condições de pagamento.

4.3 – Pedido de Compra

O Mapa de Cotações é enviado para aprovação da Diretoria. Se aprovado, o pedido de compra é aberto no Sistema e encaminhado ao fornecedor. Caso não seja aprovado, o colaborador do setor comunica o fornecedor e o solicitante do declínio da requisição.

Não há Mapa de Cotações nas aquisições do tipo compra fixa, ou seja, com fornecedor e tabela de preços já definidos, cabendo ao colaborador do setor abrir o pedido de compra diretamente no Sistema.

No caso de um pedido de compra ser cancelado posteriormente ao envio, o colaborador do setor de Aquisição deverá comunicar o fornecedor, verificar o status do pedido e avaliar com a Diretoria as consequências dessa desistência, se for o caso.

Ao receber a Nota Fiscal caberá ao colaborador do setor de Aquisição conferir se o pedido está conforme e inserir as matérias-primas, produtos e quantidades no Módulo de Estoque. As informações da Nota Fiscal alimentarão os demais módulos do Sistema UNO ERP.

4.3.1 – Não Conformidades e Entrega Parcial

Caso o produto recebido ou o serviço prestado não esteja em conformidade, o colaborador do setor de Aquisição deverá comunicar o solicitante sobre a divergência existente. Ambos deverão avaliar se o material será devolvido ou não, bem como, se o serviço prestado será refeito ou paralisado. Em qualquer situação, um Registro de Não Conformidade deverá ser aberto para formalização do ocorrido.

A situação de entrega parcial de matérias-primas, produtos e serviços não será considerada uma não conformidade, desde que o fornecedor tenha formalizado previamente por e-mail ao setor de Aquisição e negociado um novo prazo, quantidades ou retomada dos serviços.

5 – Estoque

Mediante as entradas prévias de matérias-primas e produtos e suas quantidades, o Módulo de Estoque controla o consumo e emite alertas eletrônicos indicando a necessidade de novas aquisições. Conforme a necessidade, o módulo permite acertos/ajustes manuais do estoque.

6 – Seleção e Avaliação de Fornecedores

Os critérios para a seleção, avaliação e reavaliação dos fornecedores são estabelecidos para cada fornecedor, conforme determinações abaixo. São considerados fornecedores críticos os fornecedores de insumos, peças ou serviços associados diretamente ao processo de decapagem e recuperação de gancheiras e peças.

Caso o fornecedor seja certificado ISO 9001 ou similar, será considerado homologado e esta condição será mantida durante a validade do Certificado. Caso não seja certificado, o fornecedor deverá preencher o F15 – AUTOAVALIAÇÃO DE FORNECEDOR e devolvê-lo para o solicitante da área de Aquisição, que conduzirá a avaliação e a validade da homologação, conforme regra a seguir:

Nota: O fornecedor que permanecer sem fornecer por um período de 12 meses será considerado inativo e para retomar os fornecimentos deverá se submeter a um novo processo de homologação.

7 – Observações do Processo

– Quando o Módulo de Compras do Sistema UNO ERP estiver plenamente operacional, as requisições de compras deixarão de ser solicitadas por e-mail ou WhatsApp e passarão a ser formalizadas diretamente no Sistema;

– Quando o Módulo de Estoque do Sistema UNO ERP estiver plenamente operacional, as requisições de materiais deixarão ser solicitadas por e-mail ou WhatsApp e passarão a ser formalizadas diretamente no Sistema;

– Fornecedor em processo de homologação pode enviar amostras de suas matérias-primas e produtos para testes, porém não serão permitidas aquisições até este fornecedor estar homologado;

– As aquisições deverão suprir principalmente os insumos diretos e as manutenções internas e de veículos, entre outras que se mostrarem necessárias.

8 – Abordagem de Riscos do Processo

A abordagem de riscos deste processo é realizada conforme MGR – MANUAL DE GERENCIAMENTO DE RISCO e registrada através do Sistema BitQualy.

9 – Saídas do Processo

a) Pedidos de Compra atendidos;
b) Fornecedores homologados;
c) Matérias-primas, produtos e serviços adquiridos;
d) Controle de Estoque;
e) Notas Fiscais conferidas e liberadas para pagamento.

10 – Indicadores de Performance

Os indicadores do processo são definidos no Sistema BitQualy.

11 – Informação documentada

12 – Controle de Alterações

O controle de alterações é realizado através do Sistema BitQualy.